DOCUMENTOS COMERCIALES 

Son aquellos que permiten llevar a cabo una comunicación entre dos partes sobre un tema que les compete, ya sea empresa -cliente,empresa -proveedores, empresa-empleados.empresa- terciarios. 

Algunas de las empresas son:

-EMPRESAS DE CLIENTES:

Son personas o empresas que compran o adquieren  un bien o un servicio para satisfacer una necesidad, existen dos tipos de clientes los activos y los inactivos

-EMPRESAS DE PROVEEDORES: 

Son personas o clientes que surten a la empresa con elementos o existencias necesarias para el progreso de la actividad empresarial.

-EMPRESAS EMPLEADOS: 

Son aquellos empleados que prestan un servicio, que están bajo el poder de una persona jurídica no mantienen una relación contractual sino mercantil, y realzan la actividad empresarial.

-EMPRESAS TERCIARIAS: 

Son aquellos en que actividad comercial para satisfacer las necesidades de una persona, el cual implica la productividad de bienes materiales.

REGLAS PARA HACER UN DOCUMENTO

1. Todo documento se hace en hoja carta

2. Se utiliza letra arial 12,

3. Interlineado 2,5

4. La separación entre títulos, párrafos, textos debe ser de 2 lineas.

5. No se subraya.

6. Títulos y subtítulos se escriben en negrilla.

7. Los nombres propios de las disciplinas científicas se escriben en mayúscula

8. Los subtitulo corresponden a divisiones.

9. Ni subtitulo ni títulos deben llevar punto.

10.Al usar mayúscula no se debe poner tilde.

11.La primera letra de cada párrafo comienza en mayúscula.

12. El nombre a quien va dirigido va en mayúscula.

13.Los días, años y meses  deben ser en mayúscula inicial

LA CARTA

Es un comunicado personalizado, es decir, es de carácter formal e informal la cual tiene como propósito dar conocer un mensaje. En las margenes debe tener unas ciertas medidas que son:

- Superior: 3 cm o 4 cm.

-Inferior: 2 cm o 3 cm

-Izquierda: 2 cm o 3 cm

-Derecho: 4 cm o 3 cm

PARTES DE LA CARTA:

FECHA: Es la que va acompañada del día, mes y año

ENCABEZADO: Se deja 4 o 6 espacios.  Los datos que la conforman son :

-TRATAMIENTO: Se escribe la palabra completa en mayúscula inicial y sin abastecimiento.

-NOMBRES Y APELLIDOS: Se escribe en mayúscula sostenida.

-CARGO: Se escribe en mayúscula.

-NOMBRE DE LA EMPRESA: Se inicia con mayúscula y si el nombre de la empresa tiene una sigla se escribe en mayúscula.

-NOMBRE, CIUDAD, DESTINO: Se escribe en mayúscula en inicial.

-ASUNTO: Es una linea opcional que se sintetiza el tema de la carta

-SALUDO: Después del encabezado va el saludo debe comenzar.

-TEXTO: Mensaje que se trasmite el destinatario.

-DESPEDIDA: Es una expresión de cortesía.

-FIRMA: De la persona quien la envía y va con su cargo

Esta compuesto por tres elementos.

• RUBRICA: Es la que se escribe encima del nombre.
• DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN: Se escribe debajo del nombre y en mayúscula
• IDENTIFICACIÓN DEL TRANSMISOR :Aquella que a dos espacios de la firma se ubica el nombre con apellido.

TIPOS DE DOCUMENTOS COMERCIALES.

INFORME

Es la respuesta a un requerimiento a un ejecutivo de un cargo superior a inferior, el cual cuenta la situación de un proceso o proyecto de la identidad de la empresa. La empresa no toma una decisión importante antes de haber consultado el informe técnico de las hipótesis, alternativas o consecuencias,

ETAPAS:

• Proceso de escritura
• Análisis cuidadoso del asunto o problema.
• Clarificación  y organización de datos pertinente.
• Bosquejo de informe. 

ESTRUCTURA DE INFORME: Portada, índice, síntesis de trabajo.

-INTRODUCCIÓN: Incluye antecedentes, objetivos, clasificación y contexto donde se realiza la investigación del proyecto.

En el documento se pone recomendaciones, conclusiones, implicaciones.

ACTA

Es el documento donde se registran  los temas tratados durante una asamblea o reunión,  así mismo  las conclusiones o acuerdos acogidos durante la reunión.

-PARTES:

• Razón social
• Título
• Denominación del documento y numero correspondiente
• Ciudad, día, mes, año.
• Hora inicial y final
• Sistema, nombre, cargo en orden jerárquico.
• Orden del día:
• -Ausente
• -Desarrollo.

MEMORANDO

Se define como un comunicado rápido formal entre departamentos, ya que es el traspaso de información de manera breve y sencilla que trata de algún asunto o tema para tener en cuenta.

CARACTERÍSTICAS:

-Redacción breve y sencilla.

-Carece de cortesía.

-Presentación pulcra y ordenada.

ELEMENTOS:

-PARA: Va el nombre , cargo, destinatario.

-DE

-ASUNTO: Tema central del comunicado 

-FECHA: Día mes y año.

-FIRMA: Nombre del destinatario.

COTIZACIÓN

Son aquellos documentos que permiten  relacionar productos o servicios que ofrece una empresa a otra o a una empresa natural.

ELEMENTOS:

-FECHA: Día, mes, año de la cotización.

-NUMERO: Es el numero de cotización de los productos que permite identificar de forma rápida la cotización.

-NOMBRE DEL CLIENTE: Persona  natural o jurídica a quien se dirige la cotización.

-TIEMPO DE VALIDEZ: Periodo de vigencia que se establece dentro de la cotización.

-FORMA DE PAGO: Puede ser de forma a crédito o contado.

-FORMA DE DESPACHO: Es la forma de despachar marítima, aérea o fluvial.

-DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO: Este dato es importante ya que hay que describir cada detalle del producto, también va incluido el valor unitario,descuentos y valor total.

-OBSERVACIONES: Son las condiciones particulares de la negociación.

-FIRMA DE LOS RESPONSABLES: De quien cotiza  y aprueba.

En todo documento comercial debe ir en con el nombre membrete de la empresa, razón social, NIT, logotipo, dirección, números telefónicos, correo electrónico.